Parliamo degli step e dei tempi per organizzare un evento di successo. Un discorso che è fatto, come intuibile, di molteplici sfumature e angolature da analizzare. In primis, secondo la mia esperienza, occorre fare un passo fondamentale: consolidare la relazione con un cliente, vecchio o nuovo. Delle pubbliche relazioni abbiamo parlato QUI e l’importanza di mantenere relazioni costanti è decisivo.
Una volta consolidata la relazione e creatasi l’occasione di organizzare un evento, magari su richiesta del cliente o input da parte dell’event organizer, si procederà ad un briefing. Il cliente, in quella sede, fornirà una serie di indicazioni su obiettivi e aspettative legate al progetto. Di qui si passa alla composizione del tavolo di lavoro.
Organizzare un evento di successo: il tavolo di lavoro
Il tavolo di lavoro è uno strumento decisivo per organizzare un evento di successo. La sua composizione, di norma, vede:
- l’ideazione di contenuti e/o la progettazione grafica e scenografica
- la gestione budget e fornitori
- l’elaborazione di un primo preventivo
Perché ”un primo” preventivo? Perché molto spesso il preventivo subisce variazioni in seguito agli appuntamenti successivi al primo tavolo di lavoro. È dunque buona norma non considerare mai chiuso il preventivo al primo incontro, poiché molte sono le variabili all’opera in questa fase. Per quanto riguarda poi la gestione dei costi e del preventivo, poi, ogni modifica deve essere comunicata in forma scritta e accettata nella stessa forma dal cliente.
L’incontro con il cliente
Predisposto dunque un materiale professionalmente valido di presentazione della propria idea, come render o power point ad esempio, si incontra il cliente. Questo momento è estremamente delicato: qui, infatti, si scende nei dettagli, si colgono eventuali richieste aggiuntive nuove o di modifica del progetto.
Prima di arrivare alla definizione di un progetto e all’accettazione dello stesso e del preventivo, dunque occorrono alcuni passaggi preliminari. E anche qui il rapporto con il cliente è decisivo. Se con il cliente si ha un ottimo rapporto o è già conosciuto, di norma possono bastare due o tre incontri per addivenire ad un accordo pieno.
Diversamente, invece, potrebbero servire quattro o cinque appuntamenti. Mediamente la tempistica progettazione/accettazione, tenendo conto di tutti i fattori e le variabili del caso, può quindi variare tra un mese e un mese e mezzo.
L’operatività: le fasi
Questa fase, quella dell’operatività, è quella che maggiormente richiede elasticità e flessibilità.
- Ordini
- Progettazione grafica
- Progettazione architettonica
- Accettazione dei preventivi
- Accettazione del cliente delle proposte di modifica e aggiustamento in corso d’opera
È bene ricordare che l’identità visiva è spesso il fattore più complesso da gestire. Perché essa si configura, quando si lavora per organizzare un evento di successo, come l’immagine primaria del cliente e dunque deve essere il più possibile rispondente ai suoi desiderata in fatto comunicativo.
Come ovvio ci sarà sempre un contatto costante con il cliente, che permetterà di limare anche secondo valutazioni soggettive, quella che è la stesura finale del progetto complessivo da portare a termine.
Organizzare un evento di successo: il giorno
Si arriva così al giorno (o ai giorni) dell’evento. Anche qui dobbiamo andare per step, specie se si tratta di eventi di ampia portata che richiedoni scenografie o ampi spazi allestiti. E partiamo proprio dall’allestimento, la fase preparatoria, in cui io consiglio sempre che l’intervento del cliente avvenga solo poche ore prima della consegna o dell’inizio delle prove, onde snellire le procedure di allestimento.
Si giunge poi alla data vera e propria di svolgimento dell’evento. In questo contesto è decisiva una precisa definizione dei ruoli della squadra, cosa che permetterà un’assistenza costante, puntuale ed efficace. Occorre infatti una figura che si occupi dei rapporti con il top management onde andare incontro ad eventuali esigenze particolari durante l’evento. E poi chi si occupa degli allestimenti, chi delle risorse umane dedicate all’accoglienza, piuttosto che dell’interpretariato e dei trasporti. In ultimo, una volta terminato l’evento, la parte della rendicontazione del risultato sia in termini pratici che economici.
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Photo Copertina – Pixabay
